Urzędy gminy są zobowiązane do wprowadzenia wymagań dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Prawo to regulowane jest przez dyrektywę PE i Rady UE 2019/1937. Przez dwa lata kraje członkowskie miały wprowadzić przepisy wewnętrzne regulujące te kwestie. Termin minął 17 grudnia 2021 r. Również polski ustawodawca nie zdążył z przygotowaniem krajowej ustawy.
W kwietniu br. poznaliśmy drugi projekt ustawy. Najprawdopodobniej z obowiązku będą zwolnione urzędy lub jednostki administracyjne gminy zamieszkanej przez mniej niż 10 tys. mieszkańców. Termin wskazany w polskim projekcie to miesiąc od dnia wejścia w życie ustawy. Zaproponowany termin vacatio legis to dwa miesiące.
Po pierwsze kanał zgłoszeniowy
Urzędy gminy tak jak inne podmioty publiczne powinny udostępnić sygnalistom kanał wewnętrzny przyjmowania zgłoszeń. Można zdecydować się na przyjmowanie zgłoszeń pisemnie, ustnie lub za pośrednictwem aplikacji. Przed wyborem sposobu przejmowania zgłoszeń należy zrobić analizę ryzyka każdego z rozważanych rozwiązań. Dzięki temu wybierzemy to, które będzie bezpieczne dla sygnalisty i funkcjonalne dla osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń po stronie podmiotu.
Po drugie zespół do obsługi zgłoszeń
Należy wybrać spośród pracowników osobę lub osoby do obsługi zgłoszeń. Muszą to być osoby odpowiednio umocowane w organizacji, aby bez problemów i nacisków mogły pełnić swoją funkcję. Taką usługę można zlecić też kompetentnemu podmiotowi zewnętrznemu. Osoby obsługujące zgłoszenia działają na podstawie stosownego upoważnienia.
Po trzecie dokumentacja
Należy przygotować procedury i instrukcje, które będą regulowały zasady obsługi zgłoszeń, ochrony sygnalistów, tworzenie rejestrów i raportów https://sygnalista24.info/nowy-projekt-ustawy-o-sygnalistach-z-dnia-6-04-2022r/. Dokumenty te regulować będą również zasady działania zespołów do obsługi zgłoszeń oraz wykonywania działań następczych. Przed wdrożeniem dokumentacji należy ją skonsultować ze związkami zakładowymi lub przedstawicielami pracowników.
Po czwarte szkolenie
Po uchwaleniu procedur i instrukcji należy przeprowadzić szkolenie wszystkich pracowników. Z tymi regulacjami powinni również zapoznawać się nowi pracownicy przed rozpoczęciem pracy.
